Startseite Info-Center Fachartikel & Checklisten Forderungsmanagement Unbezahlte Rechnungen: Ärgerlich und zum Teil vermeidbar

Unbezahlte Rechnungen: Ärgerlich und zum Teil vermeidbar

Wie sich Handwerker gegen Forderungsverluste schützen können

Handwerksbetriebe, die gezwungen sind, offene Rechungen als endgültig unbezahlt auszubuchen, müssen die entstandene Lücke mit eigenen Mitteln überbrücken. Dafür fehlt wegen der oft beschworenen Eigenkapitalmisere aber in vielen Fällen die notwendige finanzielle Flexibilität. So geraten betroffene Betriebe in einen Teufelskreis, der im schlimmsten Fall bis zur Insolvenz führen kann. Laut Creditreform mussten 2005 knapp 4.500 Handwerksbetriebe Insolvenz anmelden.

Der Zugang zu günstigen Bankkrediten wird auch für Handwerksbetriebe durch die neuen Eigenkapitalrichtlinien nach Basel II, die Ende des Jahres umgesetzt werden, nicht leichter werden. Bereits jetzt werden auch kleinere Betriebe von den Banken sehr viel intensiver auf deren Bonität sowie auf Bilanz- und Liquiditätskennzahlen hin geprüft als noch vor einigen Jahren. Ein erheblicher Bestand an offenen Forderungen wirkt sich dabei negativ aus und verschlechtert die Chancen, von der Bank Fremdkapital zu günstigen Konditionen zu bekommen.

Der Zusammenhang zwischen dem oft schlechten Zahlungsverhalten der Auftraggeber, daraus resultierenden Forderungsverlusten und den gravierenden Auswirkungen auf die Finanzierungssituation von Handwerksbetrieben ist allgemein bekannt. Betriebe, die vor diesem Hintergrund von sich aus kein straffes Forderungsmanagement an den Tag legen, stellen sich selbst ein schlechtes Zeugnis aus. Der säumige Schuldner registriert das Verhalten seines Gläubigers und wird sich nicht unnötig beeilen, Rechnungen pünktlich zu zahlen.

Forderungsverluste im deutschen Handwerk

Nach wie vor leiden viele Handwerksbetriebe darunter, dass sich private und öffentliche Kunden beim Bezahlen von Rechnungen zu viel Zeit lassen. Laut einer Untersuchung von Creditreform zur Wirtschaftslage im Handwerk vom Frühjahr 2006 begleichen wie schon im Vorjahr 78,6 Prozent der privaten Auftraggeber, aber nur 59,5 Prozent (2005: 60,0 Prozent) der öffentlichen Auftraggeber ihre Rechnungen innerhalb von 30 Tagen. Mehr als drei Monate Zeit lassen sich 0,8 Prozent (Vorjahr 0,7 Prozent) der privaten und 3,6 Prozent (Vorjahr 4,1 Prozent) der öffentlichen Kunden. Dieses Zahlungsverhalten führt dazu, dass lediglich 8,8 Prozent (Vorjahr 10,0 Prozent) der befragten Handwerksbetriebe keine Forderungsverluste hinzunehmen hatten. 21,2 Prozent (Vorjahr 25,1 Prozent) erlitten Verluste von mehr als einem Prozent im Verhältnis zum Umsatz.

Eindeutig, schnell und konsequent

Handwerksbetriebe können durch ihr Verhalten mit dazu beitragen, dass die Menge der offenen Forderungen nicht zu groß wird:

• Eindeutiger Werkvertrag: In dem selbstverständlich schriftlich abgefassten Werkvertrag sollte genau festgehalten werden, welche Leistung zu welchem Preis erbracht werden soll. Auch die Zeitpunkte, wann welche Zahlungen fällig sind, sollten schriftlich fixiert werden.

• Schneller Rechnungsversand: Der Kunde sollte die Rechnung möglichst bald nach dem Ende der Arbeiten erhalten. So wird ihm signalisiert, dass Interesse an der zügigen Bezahlung besteht. In der Rechnung sollten alle wichtigen Angaben wie Einzelpositionen, Umsatzsteuer, Rechnungsnummer und Steuernummer zu finden sein. Beim Zahlungstermin kann entweder ein fixes Datum vereinbart werden, oder die Rechnung ist sofort fällig. Im letzten Fall geraten Privatkunden nach 30 Tagen ohne Mahnung automatisch in Zahlungsverzug, wenn sie darauf in der Rechnung hingewiesen wurden.
  
  
• Konsequenter Mahnprozess: Zahlt der Kunde nicht innerhalb der vereinbarten Frist, sollte schriftlich gemahnt werden. Reagiert der Kunde immer noch nicht, sollte mit der zweiten und dritten Mahnung nicht zu lange gewartet werden. Ist die Rechnung dann immer noch offen, ist der Weg zum Anwalt oder zu einem spezialisierten Inkasso-Unternehmen wie Creditreform unvermeidlich.

Trotz dieser Regeln sollte der Handwerker mit Fingerspitzengefühl vorgehen. Er sollte zwischen Einmalkunden sowie Dauer- und Geschäftskunden unterscheiden. Je wichtiger ein Kunde ist und je größer die Wahrscheinlichkeit künftiger Aufträge ist, desto behutsamer sollte er auf seine Zahlungsverpflichtungen aufmerksam gemacht werden. Ein persönlicher Anruf, bei dem offen über das Problem verhandelt wird, kann da einiges bewirken. Vielleicht braucht der säumige Kunde ja einfach nur noch ein bisschen mehr Zeit. Trotzdem ist auch hier irgendwann der Zeitpunkt gekommen, an dem ein externes Inkasso-Unternehmen eingesetzt werden sollte.

Mit Hilfe einer Reihe weiterer externer Dienstleistungen können Handwerker ihre Geschäftsbeziehungen zusätzlich absichern. So lassen sich Forderungsausfälle im besten Fall von vornherein verhindern.

Bonität prüfen

Gerade bei neuen Kunden ist der Beginn der Geschäftsbeziehung mit einer gewissen Unsicherheit hinsichtlich des Zahlungsverhaltens des Kunden verbunden. Daher sollten sich Handwerksbetriebe vor Unterzeichnung des Werkvertrages ein Bild von der Bonität des potenziellen Kunden machen.

Dazu können sie entsprechende Wirtschaftsauskünfte aus den Creditreform Datenbanken erhalten. Wenn es sich um eine Privatperson handelt, kann eine Konsumentenauskunft eingeholt werden. Dazu existiert eine Datenbank, in der inzwischen knapp 56 Millionen Informationen zum Zahlungsverhalten von 19 Millionen Bundesbürgern geführt werden. Die Daten beziehen sich zum Beispiel auf ein vertragswidriges Zahlungsverhalten bei Mobilfunkverträgen oder Warenbestellungen und weisen auch auf Pfändungen oder Zwangsvollstreckungen hin.

Handelt es sich um ein Unternehmen, kann Creditreform sehr wahrscheinlich Auskünfte über die Bonität dieses Unternehmens erteilen, die aus der mit 3,6 Millionen Einträgen weltweit umfangreichsten Datenbank mit Informationen zu deutschen Firmen stammen. Die Einzelinformationen aus der Datenbank werden für eine Firmenauskunft zum so genannten Bonitätsindex verdichtet. Als Frühwarnindikator erleichtert dieser Bonitätsindex die Beurteilung der Zahlungsfähigkeit von Unternehmen erheblich. Fällt die Auskunft negativ aus, können zusätzliche Sicherungsmechanismen wie Vorschuss oder zusätzliche Abschlagszahlungen vereinbart werden. Ergibt die Auskunft, dass gegen den Auftraggeber bereits einmal gerichtliche Maßnahmen eingeleitet wurden oder erfolglos gepfändet wurde, sollte die Geschäftsbeziehung erst gar nicht zustande kommen bzw. abgebrochen werden.

Bleiben Rechnungen trotz aller Vorsicht und auch nach zwei oder drei Mahnungen unbezahlt, sollten sich Handwerksbetriebe auf keinen Fall selbst weiter um Mahnantrag oder Klage kümmern. Das BGB sieht nicht vor, dass der Gläubiger seinen persönlichen Einsatz vom Schuldner bezahlt bekommt. Nur Fremdkosten wie die Bearbeitungsgebühr des Inkasso-Unternehmens oder des Gerichts sind erstattungsfähig.

Kein Widerspruch: Inkasso und gute Kundenbeziehungen

Viele Handwerker befürchten einen Imageverlust und eine Verschlechterung der Kundenbeziehungen, wenn sie ihre offenen Forderungen mittels Inkasso einfordern lassen. Die langjährigen Erfahrungen von Creditreform als Marktführer im deutschen Inkasso-Markt zeigen, dass diese Angst unbegründet ist. Demnach wirkt es sich auf die Kundenbeziehungen eher positiv aus, wenn für das Inkasso ein neutraler Dritter eingeschaltet wird, der zwischen den beiden Vertragsparteien vermittelnd tätig werden kann.

Schuldner zeigen immer wieder ein ausgeprägtes Problembewusstsein, wenn sie wegen ihrer unbezahlten Rechnungen kontaktiert werden. Ein straffes Forderungsmanagement inklusive Telefoninkasso stößt daher nicht auf Ablehnung, sondern wird eher als Indiz für ein professionelles Geschäftsgebaren gewertet. Außerdem wissen viele privaten und gewerblichen Schuldner, dass sie im Falle des Zahlungsverzuges mit einem negativen Eintrag in die Creditreform Datenbanken rechnen müssen, der sich für sie bei anderen Geschäften nachteilig auswirken kann.

Inkasso: Ablauf und Kosten

Ein Inkasso-Verfahren kann das kaufmännische Mahnverfahren, das mögliche Gerichtsverfahren und anschließende Zwangsvollstreckungsmaßnahmen umfassen.

Im kaufmännischen Mahnverfahren wird versucht, den Schuldner durch individuelles Mahnen außergerichtlich zu einer Zahlung zu bewegen. Nach der Übermittlung der Daten an Creditreform werden die wirtschaftlichen Verhältnisse des Schuldners über die bereits erwähnten Datenbanken recherchiert. Der Vorteil dieser integrierten Bonitätsprüfung für den Handwerker liegt auf der Hand: Die Realisierungsaussichten der Forderungen werden überprüft. Im Anschluss werden die Schuldner gemahnt. Vielfach zahlen die Schuldner bereits, wenn Sie erkennen, dass die Forderung an ein professionelles Inkasso-Unternehmen abgegeben wurde, weil der Auftraggeber dadurch deutlich macht, dass er nicht gewillt ist, auf sein Geld zu verzichten. Dem ersten Mahnschreiben folgen erforderlichenfalls weitere.

Wie schon bei den Mahnungen durch den Handwerker sollte auch beim Inkasso zwischen Einmalkunden und Bestandskunden unterschieden werden. Daher wird die konkrete Mahnfolge mit dem Gläubiger abgesprochen, der dadurch immer Herr des Verfahrens bleibt. Eine immer größer werdende Bedeutung erlangt das Telefoninkasso. Über den direkten Kontakt mit dem Schuldner wird versucht, gemeinsam mit ihm seine finanziellen Verhältnisse zu klären und einen Weg zu finden, wie er seine Schulden begleichen kann.

Creditreform nimmt so die Position eines neutralen Dritten ein, der vermittelnd tätig wird. Kommt es in dieser Phase zu keiner Einigung, wird gegen den Schuldner das gerichtliche Mahnverfahreneingeleitet. Dabei arbeitet Creditreform mit spezialisierten Vertragsanwälten zusammen, um ein Urteil gegen den Schuldner zu erwirken. Im Zwangsvollstreckungsverfahren wird das Urteil, das im Gerichtsverfahren erwirkt wurde, zwangsweise durchgesetzt. Ist ein Schuldner, gegen den ein vollstreckbarer Titel vorliegt, zahlungsunfähig, kann im Überwachungsverfahren zusätzlich 30 Jahre lang kontrollieren, ob er wieder zu Geld kommt ist. In diesem Fall wird erneut versucht, den Titel zu vollstrecken. Die Kosten für die Inkasso-Dienstleistungen setzen sich aus einer Bearbeitungsgebühr und einer Erfolgsprovision zusammen. Die Bearbeitungsgebühr gehört zum Verzugsschaden und ist vom Schuldner zu zahlen. Das Unternehmen zahlt im Erfolgsfall eine Provision an Creditreform, deren Höhe sich nach dem Volumen der Forderung richtet. Wegen der dezentralen Struktur von Creditreform mit bundesweit 130 rechtlich eigenständigen Geschäftsstellen ist die konkrete Preisgestaltung Sache der jeweils zuständigen Geschäftsstelle. Die jeweils zuständige Geschäftsstelle kann über das Online-Ortsverzeichnis auf www.creditreform.de gefunden werden.

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